Cómo hacer una factura electrónica paso a paso
Una factura electrónica es una factura expedida y recibida en formato electrónico: puede ser estructurada (por ejemplo, Facturae) o no estructurada, como un PDF. Esto es distinto deVeriFactu, que regula cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación. Aquí explicamos ambas cosas sin confundirlas.
Datos obligatorios en toda factura
- Número de factura y serie correlativos; cualquier salto debe quedar documentado y justificado
- Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación
- Nombre/razón social y NIF del emisor (tú) y del destinatario
- Domicilio fiscal de ambas partes
- Descripción de la operación (qué producto o servicio se ha prestado)
- Base imponible, tipo de IVA aplicado e importe del IVA
- Retención de IRPF, si corresponde a tu actividad profesional (por regla general, 15 %, o 7 % en el año de inicio y los dos siguientes)
- Importe total
Paso a paso con un programa compatible con VeriFactu
- Da de alta a tu cliente en el programa con su NIF y dirección — el programa lo reutilizará en próximas facturas.
- Crea una nueva factura y añade cada concepto (descripción, cantidad, precio unitario). El programa calcula la base imponible automáticamente.
- Revisa el tipo de IVA (21 % es el general; hay tipos reducidos del 10 % y 4 % para determinados bienes y servicios) y, si realizas una actividad profesional sujeta a retención, el tipo de IRPF que corresponda.
- Emite la factura. Un sistema adaptado incorpora el código QR exigido. Si además trabaja en modalidad VERI*FACTU, añade la mención correspondiente y remite el registro a la AEAT de forma automática.
- Descarga o envía la factura al cliente en PDF (con el QR visible) o, si tu cliente es una administración pública, en formato Facturae a través de FACe.
Importante: una vez emitida, no debes editar ni borrar la factura original. Según el tipo de error, la corrección se registra mediante una factura rectificativa o un nuevo registro de subsanación, conservando siempre la trazabilidad.
Errores más comunes al empezar
- No documentar un salto en la numeración correlativa (por ejemplo, anular un borrador y pasar de la 2026-014 a la 2026-016).
- Aplicar retención de IRPF solo por ser el cliente una empresa, sin comprobar antes si tu actividad está sujeta a retención.
- Confundir factura simplificada con factura completa y no añadir los datos que necesita un cliente empresario para deducir el IVA.
- Usar un programa que no esté preparado para VeriFactu de cara a 2027 — revisa nuestro comparador de software compatible.